子会社の不正を知らせる怪文書｜通報者を探す前に会社がすべきこと

カテゴリ：怪文書 職場

「怪文書」と聞くと、自分に恨みや妬みを持っている人が嫌がらせのために送るものというイメージがありますよね。

しかし、会社への匿名文書では、最初に通報者を探してはいけません。確かめるべきなのは、文書に書かれた事実です。

匿名文書には、嫌がらせだけでなく、社内で表に出せなかった問題を知らせるものもあります。

誹謗中傷や脅しを目的とする文書と、不正を知らせる文書では、最初に取るべき対応が異なります。

匿名だからと一律に無視せず、書かれた内容に確認できる事実があるかを見ます。

もしあなたの会社に告発文が送られてきたら、正しく対処していくことが会社や社員たちを守ることにつながるでしょう。

今回は、告発文の中でも「子会社が不正をしている」という内容が書かれたものが送られたケースについて詳しく見ていきたいと思います。今現在、子会社を抱えている経営者の方も、今後子会社を作っていくことを検討されている経営者の方も、子会社の不正については注意深く対応していかなければならない問題の一つですので、ぜひ参考にしてみてください。

匿名文書でも、内容を一つずつ検証する

内部の従業員から届く情報が、不正を知るきっかけになることがあります。匿名であることだけを理由に捨てず、検証できる事実を抜き出してください。

外から見えにくい取引や承認の不一致を、内部の人が先に知る場合があります。

不正の早期発見には、通報者が安心して話せる窓口と、通報後の秘密保持が欠かせません。

また、告発文を受け取った際に親会社がきちんとした対応を取っておけば、今後子会社で不正が再び起こった際も発見を早め、被害の拡大を抑えることができるでしょう。

経済環境、人材の流動化、オンライン取引が不正を見えにくくする

拠点が離れ、承認や取引がデジタル化すると、本社から実態が見えにくくなります。売上、在庫、支払先、権限、承認記録を照合してください。

古い割合ではなく、自社で確認できる兆候を見る

子会社で不正が起きた場合でも、発見までの期間や損害額は、権限、承認、監査、取引記録などによって変わります。

古い割合や一般論で決めつけず、売上、在庫、支払先、権限、承認記録の不一致を、自社で確かめられる仕組みを整えてください。

子会社が不正しているという告発文を受け取った場合の対処法

いきなり会社に「不正が起こっている」という内容の告発文が届いたら、誰でも驚いてしまうでしょう。

もしくは、「そんなもの放っておけ」と相手にせず告発文の存在を無視する方もいらっしゃるかもしれません。告発文はたいていの場合、匿名や無記名で送られてくるため、嘘か本当か、ただのいたずらなのかどうか判別がつきにくいものです。

では、もし会社に告発文が送られてきた場合、どのように対処していくのが正解なのでしょうか。

必要最小限の関係者以外には話さない

会社への告発文は、経営者、役員、管理部門、取引先など、さまざまな宛先へ届く場合があります。なぜなら、告発文を送ってくる人物は、会社に相手にしてもらわなければ送った意味がありませんので、会社で立場が上の人や決定権を持っている人に内容を読んでもらいたいからです。

受け取った文書は、通報窓口、監査、法務など、調査を担当する必要最小限の人で扱います。経営者自身が指摘の対象である場合は、独立した窓口や外部専門家へつないでください。

情報を広げすぎると、証拠の散逸や通報者への不利益につながるおそれがあります。秘密を守り、関係者への報復を防いでください。

共有範囲は役職の高さではなく、調査の必要性と利益相反の有無で決めます。

本当に不正が行われているかどうかの調査を行う

告発文が送られてきた場合、その内容が本当かどうか確かめる必要があります。ただ、確かめると言っても告発文に書かれている人物に直接確認するのは危険です。

指摘された本人へ確認する前に、売上、契約、入金、在庫、承認記録など改変されにくい資料を保全します。聞き取りの順番は、利益相反のない担当者や専門家と決めてください。

社内で公平な調査体制を組めない場合や、経営陣が関係する疑いがある場合は、弁護士、公認会計士など独立した外部専門家を入れます。探偵社スプラッシュは、法令の範囲で外部の行為や所在など必要な事実確認を担います。

処分や法的手続を急ぐ前に、客観的な資料を保全し、評価は弁護士などの専門家へ確認してください。

通報者を探さず、秘密と不利益防止を守る

通報者を必要なく特定・探索することや、通報を理由に不利益な扱いをすることは避けなければなりません。連絡手段がある場合も、本人の安全と秘密を守りながら、追加情報を任意で求めます。

消費者庁「公益通報者保護制度」

匿名文書を、犯人探しの材料にしない

今回は、子会社の不正行為の実態や不正行為を指摘する告発文が届いた場合の対処法についてお伝えしてきました。

匿名文書が届いたら、通報者ではなく、書かれた不正の事実を調べます。経営陣が関係する疑いがある場合は、利益相反のない外部専門家を入れてください。

匿名文書を放置せず、通報者ではなく、書かれた事実を公平に確認することが大切です。調査範囲は、社内資料、法的判断、外部の事実確認に分けてください。